零售行业运维实例 | 工单 自动化解决“分店邮箱申请”烦恼 -k8凯发天生赢家

发布日期:2023-08-14 14:47:20

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某连锁零售商在中国内地有7000 家门店,目前以每年净增500多家的速度继续扩张(平均每周10家左右),每家门店开业都需要做若干准备,其中一项就是为每个店铺开通一个该店铺公用邮箱,用于接收总部铺货、存货、促销等信息,以及汇报店铺营业情况等……由区域经理打申请,总部it管理员收到申请,协助创建,于是就有了以下的场景:

其实,现实中店铺有开有关,开店申请开通邮箱,关店申请关闭邮箱,两者叠加,每周总次数20 ,总部it管理员自己也忙,很难及时响应又影响店铺开业进度……

实际上大部分的连锁型企业包括服装连锁酒店连锁连锁零售业等等均存在以上场景。那么总部it面对这样的场景时,在使用了嘉为蓝鲸weops前后分别是怎样应对的呢?


01. 使用weops前的应对方式及效果

因为零散处置分店邮箱请求,面临的工作冲突太多,因此总部it 针对每周收集的分店邮箱开通的请求,将在周四固定时间进行集中处理;紧急情况下,即时处理。

效果差强人意,是it运维响应和业务诉求的“妥协”,双方都很别扭:

  • 总部it管理员需要把每周四空出来半天,专注处理分店事宜,一旦有其他工作需要安排在周四,则出现冲突,协调不顺畅
  • 分店申请邮箱时很多附加“紧急”,总部it管理员很难评判究竟是真是假,导致服务优先不准确,响应时间不稳定,区域经理感觉到服务时好时坏


02. 使用weops后的应对方式及效果

weops工单 自动化,分店邮箱开通只需区域经理提单,由总部it审批自动创建邮箱。

1)操作过程

1. 区域经理在线提单,提交相关信息:包括行号、所在城市、店名、区域等。

(图示:提单页面)
(图示:表单信息)


2. 总部it管理员每天查看在线申请和并点击“审批”,每次只需要几分钟

(图示:工单审批流程)
(图示:工单列表)


3. 审批完成后流程自动执行“分店邮箱自动创建”步骤,邮箱创建创建成功后,相关信息再自动通过邮件通知到相关区域经理。

(图示:工单处理结果)


2)实现效果

  1. 每家分店邮箱的处理时长,从半小时缩减到三分钟,平均每周节省人力1人天,全年节省50人天
  2. 管理员从每周处理一次邮箱申请,到现在每天处理几次,服务及时性提升。
  3. 区域经理感受到原来邮箱从申请到开通整个过程需要几天的时间,现在大多数时候在1小时左右,时效性显著提升,it部门不再是开店的制约因素。
  4. 区域经理对it的评价显著回升,工作配合非常积极,业务协作更加顺畅,与it的矛盾也得到消除。


03. weops工单 自动化还能应用到哪些场景

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